Тайм-менеджмент от Светланы (izo-lda)

Сегодня с нами делиться секретами планирования Светлана (izo-lda)

За то время, что я плотно использую планнер я для себя выработала систему, которая для меня работает. Система, с оригинальным названием - разделяй и властвуй. Вернее в моем случае немного модифицированная версия - разделяй, разделяй, разделяй ... разделяй еще раз и властвуй.

Я разбила на части сущности, которые участвуют в этом процессе, а именно - дела, которые надо сделать и время.

Разбивка дел. 

Дела я разделила на три категории:

• рутина - то, что надо делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно, бимесячно и т.п. Например оплата счетов, уборка квартиры, комментарии в блоге :)
• текущие - ежедневные дела, не являющиеся рутиной; кому-то позвонить, что-то купить, что-то зашить, сезонные работы ну и т.п.
• завалы - этим термином я определяю дела, которые возможно когда-то были рутинными или даже текущими, но сейчас это уже не важно. Т.к. там такой завал, разгребать который надо не один месяц. 

Все свои дела я разбиваю на более мелкие... ну кроме тех, которые сами по себе уже мелкие. Стараюсь делить так, чтобы на каждый пункт уходило максимум полчаса, иначе отвлекусь и не закончу. Это в основном относится к завалам, т.к. рутинные или текущие дела обычно не большие. Например, я не пишу "разобрать почту", т.к. там такой объём, что эта формулировка скорее мечта, чем строка для записи в планнере. Это большое дело у меня разбито на десятки маленьких, которые делаются в порядке приоритета. Или, например, пинтерест. Там у меня полнейший бардак! И вот так сесть и за раз ударно от него избавиться не представляется возможным. Поэтому он тоже разбит на делишки .

Структурирование больших дел помогает моей рассеянности. Вместо того, чтобы кидаться во все стороны не зная с какой стороны поступиться - передо мной стоит конкретная небольшая задача, которую можно выполнить за короткое время. И второй фактор психологический - сделав маленькое дело я его торжественно вычеркиваю из всех списков и чувствую себя на коне!!! :)

Ну вот дела разбиты на делишки...

Разбивка времени. 

А если быть точнее - распределение времени. У меня не так его много, чтобы что-то там разбивать. А то, что есть надо как-то распределить.

Я разобрала неделю на дни недели, и на каждый день назначила какую-то активность. Например, почта у меня по понедельникам, пинтерест по пятницам. Это то, что я делаю в перерыв. Следующая часть - тот час свободного времени, что мне удаётся вырвать дома. Тут тот же принцип. У меня расписано по дням недели категории дел. Например в понедельник я занимаюсь компьютерными делами, вторник - организация скрапа, среда - дом, четверг - домашний офис. На пятницу ничего конкретного нет. Т.к. в этот день, когда можно домой вернуться позже, на работу же на следующий день не вставать, я часто после работы еду куда-то по делам или погулять.

В своем кикки-планнере я сделала закладку для недели, которая также выполняет роль списка того, что я делаю в какой день недели. Распечатала на пластике категории:  (online - то, что делаю в перерыв на работе, comments - комментирование, nights - вечера в будние дни) и дни недели к ним. Заламинировала этот список и алкогольным маркером записала то, что я в какой день недели делаю (когда этот список изменится, я сотру надпись спиртом и напишу что-то другое).

Но не всегда распределение дел по дням недели помогает. В тех сферах, где дел много, даже если этой сфере назначен конкретный день - я начинаю мыкаться  и думать за что хвататься. Поэтому для некоторых сфер деятельности я еще разбила месяц по неделям. Это относится к домашним делам, офису...

В общем получается куча списков с одной стороны (дела, разбитые на этапы) и с другой стороны - разбитый на составляющие месяц.

Чтобы было понятнее, я начертила небольшую схемку (думаю к этому место кое-кто уже стал догадываться, какая я зануда) того, как я определяю что делать в конкретный день недели и месяца.

Например, чтобы определить, что мне надо было делать в прошлую среду вечером дома... По средам у меня в списке - дела, относящиеся к дому. Неделя по счету была третья - на нее приходится decluttering (clutter - беспорядок, decluttering - избавление от беспорядка :))

Открываю свой домашний планнер на странице, где у меня список того, что надо разобрать - и очередной пункт из списка записываю на этот день. И таким образом я поступаю с каждым днем, с каждой категорией... В общем надеюсь я не запутала вас еще больше :)))

Что касается выходных. Величина слегка непостоянная. На них приходится и шоппинг (иногда в 10 магазинах), все какие-то отмечания праздников, прогулки и прочие "не планнерные" дела. На выходные я стараюсь всегда планировать скрап, фотографирование и уборка какой-то части квартиры. Ну, а дальше уже по обстоятельствам. Это может быть что-то глобальное, на что у меня не найдётся времени в будний день. Так же, как и с остальным - разбиваю на этапы, не приятное ставлю на первые места и очень много стараюсь не планировать. Это мне позволяет прочувствовать все-таки выходной (вместо того, чтобы прочувствовать себя лошадью ломовой ггг).

Скрап я тоже расписала. Им я занимаюсь только в выходные. Иногда очень хочется и в будние дни, особенно когда читаю вашу ленту, так бы и бросила работу и помчалась бы домой штамповать! Но обычно это происходит так - я мчусь домой окрыленная и вдохновлённая, но к моменту прихода домой сил ни на что уже нет. И тут два варианта - расстроиться, что намеченное не свершилось. Или таки заставить себя за что-то сесть, что в итоге заканчивается начатой работой и бардаком на столе (который мне мешает заниматься организацией, которая у меня по вторникам, или разбирать документы по четвергам). Так что какое-то время назад я для себя решила, что не буду стремиться к скрапу во что бы то ни стало. Вечерами я делаю другие дела, которые высвобождают больше времени, чтобы отдаться скрапу в выходные. Так что в месяце у меня где-то 4-8 скраповых дней. Мне сейчас этого хватает в плане количества скрап объектов в месяц. Но не хватает в плане списка того, что я хочу сделать. Поэтому я выходные поделила по неделям. Раз в месяц открытки, два раза в месяц - ПЛ, раз в месяц что-то из "остального". Под остальным у меня то, что годами пылится в списке долгостроев. И вот выделив конкретный день под это дело, жёстко отодвинув то, за чем тянется рука (открытки), я наконец-то начала что-то делать в этой сфере.

Когда уже планирую конкретно список дел на неделю - смотрю по обстоятельствам. Если нет ничего срочного и первоочередного - составляю список по принципу: самое галимое на первом месте (сделал и забыл). На один день много галимаса не ставлю, уже знаю 100%, что не будет все сделано в этом случае. Конечно если есть что-то срочное, то оно стоит на первом месте. 

Миксование приятных и неприятных дел не сильно меня выбивает из зоны комфорта. Кстати в вопросе не самых приятных дел планнер у меня больше выступает не как напоминалка, а как тренер, если можно так сказать. Записанное дело должно быть вычеркнуто. Я могу что-то не сделать в запланированный день, могу не сделать на следующий день. Но в какой-то момент желание вычеркнуть к чертовой матери этот пункт перевешивает нежелание это делать.

Ну и самое главное - хоть и по чуть-чуть, но дело движется и видимый прогресс даёт силы. Как говорится в китайской поговорке - дорога в тысячу ли начинается с первого шага.

В общем такой вот у меня не хитрый тайм менеджмент. Кому-то это все покажется смешным. Очень много мастериц тоже работают, имеют не одного ребёнка и кучу ДК. Но все люди разные, у каждого своя ситуация и свой потенциал. Возможно моя ситуация для кого-то с большей занятостью это мечта, но я с этим всем не справляюсь. Поэтому пришлось выдумывать способы это все как-то обуздать.

Одна из часто возникающих мыслей в изучении вопроса ведения планнера - это занимает много времени. Эта мысль в свое время посещала меня и я часто ее встречала в обсуждениях этой темы. Но она категорически не верна!!!

Помогать правильно распределять свое время - один из столпов планнероведения. Если он этого не делает, а наоборот - отнимает время...это значит не планнер :)

Еще раз повторю то, что говорила в прошлом посте - ПЛАННЕР ДОЛЖЕН РАБОТАТЬ.